PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC THEO NHÓM

Làm sao để hoạt động nhóm cho hiệu quả? Nếu bạn đang thành lập và hoạt động nhóm, hãy luôn ghi nhớ và thực hiện những nội dung ở mục III, và IV nhé. Và khi nhóm hoạt động, hãy chia sẻ những nguyên tắc này đến mọi thành viên và thỏa thuận với mọi thành viên để cùng thực hiện theo. Chúc các bạn thành công!

Nhóm bao gồm một nhóm nhỏ những người cùng làm một công việc, gặp gỡ để cùng nhận dạng, phân tích và giải quyết các vấn đề được đặt ra. Nhóm không phải là một cơ chế, hay một tổ chức mang tính hình thức, một thứ mốt nhất thời, một chương trình, mà là một cách làm việc, một sự thay đổi thói quen bảo thủ trong suy nghĩ của con người. Nhóm làm thay đổi mối quan hệ giữa người với người trong công việc. Nhận diện vấn đề về nhóm

Đây là ý kiến của những người đã hoạt động nhóm và đã tan rã:

 1. Khi làm việc theo nhóm, tôi thấy thường gặp khó khăn:

 + Thường ai cũng bảo vệ ý kiến của mình mà không thực sự xem xét thấu đáo ý kiến của người khác.

 + Không hợp thành một thể thống nhất phục vụ cho một mục đích duy nhất.

 + Thường ít khi gặp được một người trưởng nhóm có đầu óc tổ chức, phân công việc sao cho hiệu quả.

 + Một số người chỉ thích làm việc độc lập mà không muốn chia sẻ suy nghĩ hay ý tưởng.

 - Ăn chia không sòng phẳng hoặc không đánh giá đúng con người.

 2. Khi làm việc theo nhóm thì cái khó khăn đầu tiên là bất đồng ý kiến, mỗi thành viên trong nhóm đều có ý kiến của riêng mình và thường thì chỉ thấy cái thiếu sót trong ý kiến của người khác mà không tìm ra cái đúng của nó và ngược lại cũng chỉ thấy cái đúng của ý kiến của mình mà không thấy cái thiếu sót.

 Khó khăn tiếp theo là giữ sự đoàn kết trong nhóm, điều đó đôi khi không biểu hiện ra ngoài nhưng dễ làm nhóm tan rã, mâu thuẫn giữa các thành viên xuất phát từ bất kỳ mặt nào thường thì chỉ là những chuyện nhỏ nhặt nhưng nếu không xử lý khéo sẽ dẫn đến hậu quả khôn lường.

 3. Nhiều khó khăn: - Có người làm còn có người ỷ lại không chịu làm - Mỗi người một ý và chẳng ai chịu nghe ai - Thường chỉ có một người là chính còn lại là râu ria và... - Tốt nhất là làm một mình cho khỏe - Mình đã từng làm chuyên đề dịch với hai người rồi nhưng rốt cục, lại là mình phải hoàn thiện toàn bộ. Thế đấy!

Cơ bản về nhóm và cấu trúc hoạt động của nhóm

 Có thể tìm thấy vô số những ý kiến tương tự như trên về hoạt động nhóm. Mọi người đều biết rằng hoạt động nhóm là rất tốt, nhưng khi thực hiện, hoàn toàn ngược lại.

Có thể lý giải một cách chủ quan là khi hình thành nhóm, nhóm đó không áp dụng các quy tắc cần thiết cho việc hình thành và hoạt động của nhóm; các kỹ năng hoạt động nhóm không được quan tâm, tìm hiểu đúng mức, vì vậy quá trình hoạt động nhóm phạm phải nhiều sai lầm dẫn đến tan rã.

I. Cơ bản về nhóm

Nhóm bao gồm một nhóm nhỏ những người cùng làm một công việc, gặp gỡ để cùng nhận dạng, phân tích và giải quyết các vấn đề được đặt ra.

Nhóm không phải là một cơ chế, hay một tổ chức mang tính hình thức, một thứ mốt nhất thời, một chương trình, mà là một cách làm việc, một sự thay đổi thói quen bảo thủ trong suy nghĩ của con người. Nhóm làm thay đổi mối quan hệ giữa người với người trong công việc.

 II. Chức năng của nhóm

 1. Tạo môi trường làm việc thân thiện:

 - Cải thiện hành vi giao tiếp:

Nhóm giúp cải thiện sự giao tiếp thông qua các hoạt động trao đổi diễn ra thường xuyên, mọi người trở nên thân thiện, từ đó giúp bầu không khí học tập, lao động trở nên sôi động hơn. Mọi người dần giảm bớt chủ nghĩa cá nhân để hướng đến tập thể, để cùng giải quyết các vấn đề lớn mà một người hoặc một nhóm người làm việc độc lập, riêng rẽ không thể hoàn thành được. Bầu không khí làm việc của tổ chức thay đổi theo hướng tích cực, mọi người có thái độ thiện chí với nhau. Chính vì vậy mà vấn đề hóc búa thường được giải quyết dễ dàng hơn.

 - Xây dựng tinh thần đồng đội và hỗ trợ nhau cùng phát triển:

Sau quãng thời gian lao động và học tập, đặc biệt là những công việc lặp đi lặp lại, hoặc các vấn đề cần giải quyết quá phức tạp, áp lực công việc quá cao làm cho người thực hiện cảm thấy dễ chán nản, đơn điệu, buông xuôi. Khi đó, tham gia nhóm làm họ trở nên hưng phấn, họ chờ đón các hoạt động của nhóm và khi tham gia nhóm, họ bị thu hút vào công việc hơn bao giờ hết, vì trong nhóm có sự hỗ trợ của đồng đội, có điều kiện thể hiện cá nhân, được chia sẻ kinh nghiệm và hướng dẫn những thành viên khác và mọi việc trước đây được xem là nhàm chán thì giờ đây, dưới cái nhìn từ một góc độ khác từ nhóm, vấn đề trở nên mới và hấp dẫn hơn.

- Mở rộng hợp tác và liên hệ giữa tất cả các cấp: 

Khi tham gia nhóm, các thành viên có xu hướng mở rộng hợp tác với nhau để tạo sự thống nhất của tổ chức, giúp xóa bỏ ngăn cách trong các mối quan hệ. Nhóm là một trong những cách kết nối tất cả mọi người không phân biệt chức vụ, cấp bậc.

Khi mọi người cùng bắt tay cùng giải quyết các vấn đề đặt ra, lúc đó bức tường ngăn cách bị phá toang, mọi người hòa nhập lại, gần gũi nhau hơn, hỗ trợ nhau cùng tồn tại và phát triển.

 2. Huy động nguồn nhân lực

- Thu hút mọi người vào công việc:

Nội dung sinh hoạt luôn đa dạng, mối quan hệ được củng cố giữa các thành viên, vấn đề mà nhóm thường giải quyết là các vấn đề liên quan trực tiếp đến công việc của mỗi thành viên, vì vậy họ bị cuốn hút bởi sự hấp dẫn của công việc được tạo ra từ quá trình sinh hoạt nhóm.

- Nâng cao tinh thần làm việc, phát triển ý thức về chất lượng và sự tiến bộ

- Tạo cơ hội thuận lợi cho các thành viên phát huy tài năng của mình

Nhóm tạo ra cơ hội tuyệt vời để giải quyết các vấn đề công việc hằng ngày. Mọi người có dịp nhóm họp, cùng suy nghĩ và đưa ra những ý kiến của mình cho việc giải quyết các vấn đề khó khăn. Quá trình sử dụng kiến thức, sức lao động, máy móc, nguyên liệu... luôn xảy ra những bất trắc, khi đó vận dụng chất xám hơn nữa là chất xám tập thể là phương thức tối ưu nhất để khắc phục những bất trắc. Nhóm tạo ra cơ hội vô hạn cho thành viên giải quyết khó khăn, đồng thời khiến mỗi thành viên nhận thấy mình là một phần hữu cơ của tổ chức.

3. Nâng cao trình độ của thành viên và hoạt động của toàn tổ chức thông qua:

- Thảo luận nhóm, kích thích sáng tạo của mọi người

Nhóm tạo ra môi trường kích thích sự sáng tạo của mọi người. Người ta sẽ không mạnh dạn nêu ra các ý tưởng hay ý kiến của riêng mình nếu bị cự tuyệt, hay bị chế nhạo. Thường các giải pháp khả thi nhất lại xuất phát từ những ý tưởng có vẻ lộn xộn, không tuân theo các quy phạm thường thấy.

- Giảm lãng phí, nâng cao hiệu quả lao động và học tập.

Hiệu quả học tập hay năng suất lao động bị ảnh hưởng nhiều bởi tâm lý của người thực hiện, khi tham gia vào nhóm, tâm lý của mỗi thành viên được cải thiện nhiều, do đó hiệu quả học tập, năng suất lao động cũng được cải thiện đáng kể. Mặt khác, khi tham gia hoạt động nhóm, các vấn đề khó khăn của mỗi thành viên được đưa ra và giải quyết bởi tập thể, do đó áp lực công việc giảm bớt, đồng thời họ nhận thấy nhiều khía cạnh chưa tích cực trong lao động và học tập của chính mình để tự khắc phục và thay đổi cho phù hợp. Nhóm giúp giảm lãng phí, lãng phí về thời gian, vật liệu, nguyên liệu...

Để dễ hình dung về nhóm và hoạt động của nhóm, bạn hãy liên tưởng đến một đội bóng đá. Đội bóng đá có các thành viên là các cầu thủ, khi chơi trên sân luôn có một người đội trưởng chỉ đạo tức thời trên sân. Các cầu thủ thi đấu trên sân cùng hướng đến mục tiêu chung là đưa bóng vào khung thành đối phương. Mỗi thành viên chịu một phần trách nhiệm liên quan đến thành công của đội bóng. Mỗi thành viên, hay cầu thủ, được phân công trách nhiệm ở một vị trí mà người đó có thể đảm đương. Nếu có một vị trí nào đó bị yếu đi, cầu thủ không thể hoàn thành nhiệm vụ tại vị trí đó, thì các thành viên khác cùng hỗ trợ giúp thành viên tại vị trí đó hoàn thành nhiệm vụ hoặc khắc phục sai lầm trước đó. Chính vì vậy, đội bóng ổn định, không bị đổ vỡ và hình thành sức mạnh chung của toàn đội bóng. Tuy nhiên, mỗi thành viên trong đội bóng là sức mạnh chung của cả nhóm, nếu thiếu một thành viên thì cả đội bóng có nguy cơ suy yếu. 

 Thành lập nhóm và tổ chức hoạt động nhóm

III. Thành lập nhóm

1. Với những nhóm là nhóm học tập, nhóm được thành lập như sau:

- Số lượng thành viên của mỗi nhóm trong khoảng 5 đến 8 thành viên, với số lượng này, nhóm sẽ hoạt động đạt hiệu quả hơn.

- Nhóm hình thành trên sự cộng tác kết hợp của các sinh viên cùng có chí hướng thực hiện một vấn đề nào đó cùng với nhau; tuy nhiên, để dễ dàng cho việc hoạt động và trao đổi, tốt nhất là nên thành lập nhóm từ những thành viên có cùng điều kiện về hoạt động (thời gian, vị trí, công việc...).

- Các thành viên được kết nạp vào nhóm không có bất đồng riêng tư từ trước, nếu có, hãy giải quyết bất đồng hoặc tham gia vào một nhóm khác nếu có thể.

2. Sau khi đã tập hợp đủ số thành viên, nhóm tiến hành bầu nhóm trưởng. Các nhóm bầu nhóm trưởng trên cở sở tự thỏa thuận với nhau. Tiêu chí để bầu nhóm trưởng là:

- Nhóm trưởng là người có khả năng giao tiếp tốt, tạo được mối quan hệ thân thiện với các thành viên trong nhóm.

- Có khả năng đánh giá, tổng hợp một vấn đề.

- Có khả năng nhân sự: phân chia nhiệm vụ, giao nhiệm vụ cho các thành viên, đánh giá vấn đề..., ngoài khả năng chuyên môn, khả năng này cũng rất quan trọng, nó đảm bảo công việc được thực hiện với hiệu quả cao nhất.

 3. Ngoài công việc như các thành viên trong nhóm, nhóm trưởng còn phải đảm nhận các công việc:

- Thống nhất mục tiêu chiến lược cho nhóm - Chủ trì các cuộc họp - Đảm bảo tiến độ thực hiện các công việc, nhiệm vụ đã đề ra - Kiểm tra, phân tích, khắc phục sai sót - Là đại diện chính thức của nhóm - Phân nhiệm vụ thực hiện cho từng thành viên - ...

 IV. Làm việc theo nhóm

 Nhóm hoạt động chủ yếu bằng hình thức họp nhóm. Thời gian và địa điểm do nhóm tự thống nhất và quyết định. Thường thời gian họp nhóm tiến hành trong khoảng 45 -75 phút, vì sau thời gian này mức độ tập trung không được cao. Các buổi họp nhóm càng diễn ra thường xuyên càng tốt.

 1. Xây dựng mục tiêu cho nhóm

 - Đề ra mục tiêu là vô cùng quan trọng để hoạt động nhóm được thành công. Những mục tiêu được xác định đúng là kim chỉ nam cho hoạt động của nhóm. Vì vậy, sau khi thành lập nhóm, các nhóm cần xây dựng mục tiêu tổng quát riêng cho nhóm của mình dựa trên những mục tiêu chiến lược đã được đề ra.

 - Sau khi xây dựng mục tiêu tổng quát xong, chia các mục tiêu đó thành nhiều dự án ngắn hạn.

 - Xây dựng các dự án cụ thể dựa trên các dự án ngắn hạn đó.

 - Xây dụng các chỉ tiêu cụ thể cần thực hiện

 - Xây dựng các quy tắc, quy định riêng cho nhóm, thực hiện trong nhóm và mọi thành viên trong nhóm phải thực hiện nghiêm túc các quy định đó.

Lưu ý: các dự án, chỉ tiêu được xây dựng cần:

 - Xác định rõ nhiệm vụ cần thực hiện

 - Cắt nhỏ đề án thành các công việc cụ thể, công việc này đủ nhỏ để một thành viên có thể hoàn thành được trong khả năng của mình.

 - Xác định rõ thời gian hoàn thành dự án, xây dựng các bước công việc cần hoàn thành với thời gian cụ thể.

 - Xây dựng tiêu chí đánh giá các dự án bằng các tiêu chí định lượng; đánh giá dựa trên tiêu chí định lượng là xác định tiến độ thực hiện dựa trên các phương pháp có thể: cân, đong, đo, đếm bằng các dụng cụ và cho ra số liệu cụ thể. Đánh giá theo tiêu chí định tính là đánh giá dựa trên nhận xét chung của cá nhân.

 - Đừng để thất bại một phần dự án làm hủy hoại thành công chung của nhóm

2. Tiến hành họp nhóm

- Chuẩn bị:

+ Các thành viên tự chuẩn bị các vấn đề cần trao đổi trước, hoàn thành các công việc được giao, vạch ra những vấn đề mới cần được trao đổi. Các thành viên phải tự nỗ lực lao động và học tập, các vấn đề được bàn luận khi họp nhóm là các vấn đề mới, khó giải quyết, các bài tập lớn cần nhiều người cùng làm. Không ỷ lại vào nhóm, trước khi họp nhóm, các thành viên phải chuẩn bị kỹ lưỡng cho nội dung cần bàn luận. Ví dụ như khi bàn luận một bài tập khó trên nhóm thì đòi hỏi thành viên của nhóm đó phải tự giải bài tập đó ở nhà trước bằng nhiều phương pháp khác nhau, mặc dù không giải ra được nhưng đã có sự chuẩn bị và hình dung được vấn đề cần giải quyết, đồng thời tiết kiệm thời gian chuẩn bị đó cho những công việc khác.

- Mở đầu:

+ Các thành viên ổn định vị trí của mình, tắt chuông điện thoại hoặc các thiết bị khác để không ảnh hưởng đến quá trình làm việc của nhóm.

+ Nhóm trưởng hoặc một thành viên nào đó trong nhóm nêu ra các vấn đề cần được giải quyết trong buổi họp. Sau đó, các thành viên thống nhất thứ tự giải quyết các vấn đề.

- Tiến hành giải quyết vấn đề

+ Cách thức làm việc theo nhóm và tính cách kín đáo, bảo thủ, áp đặt không thể sống chung với nhau. Mọi người đều có khả năng đưa ra nhiều ý tưởng khác nhau, khi ý tưởng được trình bày các thành viên nên chú ý lắng nghe trọn vẹn ý tưởng, không nên phản ứng, cắt ngang ý tưởng của thành viên khác. Nếu có những phản ứng riêng của cá nhân muốn phủ định ý tưởng được nêu ra thì nên ghi lại những ý kiến riêng của mình vào một tờ giấy. Sau khi thành viên đưa ra ý tưởng, tự rút ra các ưu điểm và nhược điểm của ý tưởng đó, so sánh với ý tưởng khác hoặc ý tưởng của bản thân rồi mới đưa ra ý kiến phản biện. Công việc của nhóm là quan sát, đánh giá, nhận xét các ý tưởng, để cùng phát huy, bổ sung các ưu điểm và bù lấp những khuyết điểm đang tồn tại.

+ Nhóm cùng thống nhất ý tưởng và đưa ra phương án hành động. Nếu có nhiều ý tưởng và phương án có khả năng thực hiện như nhau, nhóm tiến hành lấy ý kiến bằng hình thức biểu quyết để thống nhất ý tưởng và phương án hành động. Khi các ý tưởng và phương án được thống nhất thực hiện, có thể sẽ làm nảy sinh tâm lí không phục tùng với các thành viên có ý tưởng- phuơng án bị bác bỏ. Vì vậy, mỗi thành viên hãy học cách thực hiện theo tập thể, tìm ra các nhược điểm của ý tưởng - phương án đó để tìm cách bù lấp, xóa bỏ những khuyết điểm, làm cho phương án ngày càng thể hiện ưu điểm, giảm bớt nhược điểm có như vậy hiệu quả của công việc mới được nâng lên, nhóm đó mới trở thành một nhóm mạnh.

+ Các vấn đề, các công việc đòi hỏi nhiều sự sáng tạo và tư duy ưu tiên giải quyết trước

- Kết thúc:

+ Ghi nhận và đánh giá các kết quả đã thực hiện được trong buổi họp nhóm. Đánh giá tiến độ thực hiện công việc. Nhóm nên có một cuốn sổ để ghi chép quá trình thực hiện

+ Nêu vấn đề sẽ giải quyết trong lần họp nhóm lần sau, phân chia nhiệm vụ và công việc cần chuẩn bị cho từng thành viên

+ Thông báo những thông tin liên quan đến nhóm và các công việc ngoài lề khác.

Lưu ý:

- Thời gian họp nhóm nên tiến hành trong khoảng 45 đến 75 phút, nên tận dụng thời gian này hoạt động với hiệu quả cao nhất có thể được, không nên phí phạm thời gian này cho những công việc ngoài lề.

- Khi họp nhóm không cần thiết phải tạo ra bầu không khí quá nghiêm túc gây ức chế cho nhóm, cũng không quá dễ dãi, đùa cợt làm mất thời gian của nhóm. Khi họp nhóm cần tạo ra bầu không khí thoải mái, thân thiện, cùng nhau hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau. Làm việc theo hướng hiểu biết lẫn nhau: khuyến khích trao đổi cởi mở.

- Cố gắng sắp xếp các nhiệm vụ phù hợp với tính cách của thành viên, để thành viên lựa chọn hơn là cố ép thành viên đó vào một nhiệm vụ. Nên nhớ rằng mỗi thành viên, mỗi cá nhân có một cách nghĩ, tư duy riêng, không ai giống ai, vì thế không nên áp đặt lối suy nghĩ của bản thân cá nhân lên các thành viên khác trong nhóm.

- Mỗi thành viên cần nhận rõ trách nhiệm của cá nhân đối với hoạt động của nhóm.

- Chấp nhận thách thức đối với công việc mà mình đảm nhận.

Nguyễn Dũng (nguồn huongnghiepviet.com)

Nội dung này có sử dụng tài liệu từ giáo trình"Quản lý quá trình sản xuất" của trường ĐH sư phạm kỹ thuật tp.hồ chí minh và tài liệu "Quản trị học" tác giả Nguyễn Thị Liên Diệp - Nhà xuất bản Thống Kê, cùng một số tài liệu sưu tầm trên internet.